Cách bố trí lịch trình tổ chức sự kiện và nội dung công việc

Điều này giúp người tổng chỉ huy có thể tập trung được các địa chỉ và liên hệ với mọi dố liên lạc trong mọi tình huống. Ngoài ra, bảng danh sách giúp người chỉ huy cần liên hệ giải

Yêu cầu người làm sự kiện phải hình dung và chú ý tới tất cả các công việc dù là công việc nhỏ và đơn giản nhất. Qua thực tế thì những sai phạm thường xảy ra ở những việc tưởng chừng như đơn giản song tác hại của nó không hề “đơn giản” chút nào. Một công việc sai phạm thì tác hại của nó gây hiệu ứng Domino sang các công việc khác và hậu quả thật khó lường.

Để đảm bảo tổ chức sự kieejnt hành công, người làm sự kiện phải tuân thủ nghiệm ngặt lịch trình. Yếu tố này xuyên suốt quá trình . Mục tiêu là phải hoàn thành mọi công việc chuẩn bị trước ngày diễn ra sự kiện để nững người có liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng. Kiểm tra hợp đồng: một trong những yêu cầu có tính bắt buộc với những người chuyên nghiệp là kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác. Nhà cần có kế hoạch cụ thể với các nhà cung cấp kiểm tra tiến độ cung cấp. Chú ý những mốc thời gian quan trọng trong tiến độ cung cấp của họ phải được thể hiện và quán triệt cụ thể trong lịch trình tổ chức.

Đặc biệt chú ý tới những deadline. Đây là những hạn cuối cùng cho phép thay đổi nội dung hợp đồng thực hiện hoặc hủy bỏ họp đồng mà không bị phạt. Thông thường, thay đổi nội dung hợp đồng trước hạn cuối một ngày sẽ thuận lợi cho cả hai phía. Nhà tổ chức sự kiện cần ghi hạn cuối cùng trong lịch trình tổ chức theo bảng chi phí cũng như lịch thanh toán. Phải tính đến tất cả các hạng mục của từng nội dung sự kiện. Hãy mô tả chi tiết từng hạng mục: ai là người thực hiện và ai là người chịu trách nhiệm cho từng hạn mục đó, cần phải bố trí thời gian thỏa đáng cho công tác chuẩn bị hành trình tổ chức. Khi thực hiện gửi thư mời, người tổ chức cần gửi một thư cho chính mình.

Điều này giúp nhà tổ chức đoán thư tới khách tham dự có bị chậm hay không. Qua kiểm tra ngày đóng dấu, nhà tổ chức có thể biết thư mời có đến đúng theo lịch trình hay không. Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ ràng theo từng bước, từng nội dung và từng người được phân công thực hiện. Như vậy sẽ tránh được sai sót và tình trạng lẫn lộn. Cần có một người chịu trách nhiệm trong việc lập các bảng phân công công việc cho những nhân sự khác. Kiểm soát toàn bộ thông tin trong bảng, người kiểm soát phải là người duy nhất làm việc với bên cung cấp và hoàn thành kế hoạch. Cần chọn một người chịu trách nhiệm toàn bộ cho sự kiện trong chương trình.

Một vấn đề được khẳng định trong thực tiễn là người chỉ đạo khó có thể đồng thời là người có vai trò làm chủ lễ hay dẫn chương trình. Khi sự kiện triển khai, người tổng chỉ huy phải nắm chắc mọi sự kiện.Mục tiêu của bảng nội dung công việc đảm bảo mọi thứ đều đúng trật tự. Bảng nội dung công việc là những thông tin cho nhà cung cấp biết chúng ta tổ chức sự kiện như thế nào. Bảng nội dung công việc vần ghi ra chính xác những nội dung đã được ký hợp đồng, chi phí thỏa thuận và toàn bộ không gian hoạt động của sự kiện cho các nhà cung cấp cần biết trước các việc đó để chuẩn bị bị thời.

Vào ngày diễn ra sự kiện, mọi công việc sẽ do mộ t cán bộ điều hành và chịu trách nhiệm giám sát công việc nhằm đảm bảo công việc tiến hành theo đúng bảng nội dung công việc. Sau đó báo cáo những vấn đề quan tâm tới người tổng chỉ huy chương trình và người chịu trách nhiệm giải quyết mọi vấn đề. Bên cạnh đó, bảng nội dung công việc cần bắt đầu với các bảng liên hệ công tác bao gồm tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ liên hệ.

Điều này giúp người tổng chỉ huy có thể tập trung được các địa chỉ và liên hệ với mọi dố liên lạc trong mọi tình huống. Ngoài ra, bảng danh sách giúp người chỉ huy cần liên hệ giải quyết công việc. Thông tin bảng nội dung công việc là bảo mật, phải đảm bảo nhà cung cấp và những người khác nhận được bản sao. Những nhân viên chủ chốt sẽ mang theo bảng nội dung công việc tại sự kiện. Mỗi nhân viên phải chịu trách nhiệm cá nhân về bản sao của mình.

Cùng Danh Mục:

Liên Quan Khác

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *